Preporuke za financijsko upravljanje europskim projektom

Kako provoditi projekt kada dobijete obavijest da ste pobjednik natječaja? Problemi tek počinju. Preporučam najnoviji priručnik u vidu preporuka institucije kako provoditi projekt. Koristan za čitanje i onima koji se žele upustiti u partnerstvo u projektu ili oformiti konzorcij pa prijaviti u svojstvu nositelja projekt. Zašto unaprijed? Jer je važno biti upoznat sa svim elementima nečega što se počinje, a zašto opet, jer za svaku pogrešku plaćate financijsku sankciju. Dobar razlog, zar ne?

Preporuke se odnose isključivo na program Europske zajednice, Horizon 2020.

http://www.obzor2020.hr/obzor2020-novosti-pregled/smjernice_obzor_2020

Osobno nisam pobornik prijevoda programa na hrvatski jezik ali ćete ga naći pod nazivljem Obzor 2020. Oznaka 2020 vam ukazuje da su sredstva planirana u proračunu za period do 2020, sukladno sa strategijama Europske unije, jer sve mora imati podlogu utemeljenu na istraživanjima. Program je uz manje izmjene nastavka Okvirnih programa 7.,6. i 5.-og u prethodnim financijskim periodima u kojima je EU izdvajala sredstva za razvoj znanosti i inovacija. O samom programu pročitajte na dokumentu (postoji i HR verzija)

https://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/en/news/horizon-2020-brief-eu-framework-programme-research-innovation

Autori teksta će vas upoznati što sadrži Ugovor kojeg sklapate. Da biste ga mogli sklopiti, morate imenovati osobu koja će raditi na projektu sa više pozicije, a koja će dobivati sve informacije tijekom provedbe i imati obvezu diseminirati ih svima koji sudjeluju u njemu. Ta osoba se zove ovim programskim rječnikom: LEAR-a (Legal Entity Appointed Representative). Obrasce nalazite on-line, potpisuje ga osoba koja je rukovoditelj, šalje se u Europsku komisiju i za svaku izmjenu osobe morati ćete dobro obrazložiti razloge, zato odaberite stabilnost u radu LEAR-a. Morate naći osobu koj aje obrazovana u pogledu implementiranja EU projekata koja će financijski voditi projekt kao i pravno obrazovanu osobu za zakonsko praćenje provedbe projekta (govorimo o zakonima, uredbama, i svim ostalim elementima prava a.c. europskog, nadnacionalnog). Računajte na korespodenciju na engleskom radi kvalitete rada, većina dokumenata nije još uvijek na hrvatskom, pa možete očekivati plaćanja prevoditelja (naravno akreditiranog koji će vam ispostavljati račun).

Nabrajam vam male detalje zanata tips & trics koje nećete zapisano naći a koji vam mogu stvarati velike prepreke u radu, nepremostive i u konačnici financijski opasne. Ako se odlučite za nositelja projekta, pripremite se svim znanjima PM-a, upravljanja u kriznim situacijama, komunikacijskih vještina i trikova kako riješiti situacije na koje ćete stalno nailaziti. Samo jedan detalj: organizirate sastanak partnera, podijelite zadatke, označite rokove i sve ostalo prema PM pravilima i na slijedećem sastanku očekujete izvješće a kad tamo suoče vas sa činjenicama da nisu u manjoj mjeri obavili zadatke, ili nisu uopće, jel vam to poznato? Kako ćete postupiti? Odgovori ste za provedbu u okviru zadanih rokova, blokirati će vam projekt, ući ćete u crvenu zonu, vratiti ćete sredstva koja ste vi i druge strane uložili, jeste li spremni nositi se sa tim? Koje je rješenje? Veliko znanje i planiranje, planiranje unaprijed!

Nadalje autori će vam pokazati koji se troškovi priznaju za refundiranje a koji ne, za koje ćete osigurati sredstva u svom dijelu co-financing ili ćete naći neki model, taj dio projektnih obveza će vam napraviti osoba koja vam radi financije u EU projektima, rekli smo da morate imati tu osobu! Kako ćete plaćati projektne menadžere, što se priznaje pod trošak a što ne, morati će svatko znati, oni vas vode kroz taj dio. Svi dionici projekta će planirati poslove i voditi dnevnik rada, na to ćete ih upozoriti na kick-off sastanku jer kasnije Sheet-ovi mogu biti problematični za retroaktivan unos, a kako ćete reagirati na kontrole u provedbi? Imate li rješenje unaprijed, jeste li ga naučili kako savladati? Evo,malo po malo vjerujem da ste shvatili da za provedbu EU projekata morate imati razna znanja i vještine, naravno da se ne možete voditi vlastitom intelektualnom savjesti već znanjem i stručnosti koje treba naučiti na izvorima, edukacijama “n” vrsta i u referencama o uspješno provedenim projektima, jer u praksi se one najbolje usvajaju. (usput kada govorimo o samohvalama, u EU okruženju je iste potrebno argumentirano izložiti, projekt mora biti proveden uspješno da biste ga mogli koristiti kao referencu.) Zato KRENITE! Najvažniji su ljudski resursi u projektu! Ulaganje u kadar se isplati i mora ga biti.

Postoje brojna pravila, morate ih proći, primjenjivati i valorizirati. Pogledajte link na kojem se nalaze dokumenti vezani za Horizon 2020. Koliko treba vremena da se pročitaju, a tek primjene!

http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html

Što se sve financira, pogledajte na hrvatskom biti će lakše za ohrabrivanje u ulasku u projekte:

http://www.obzor2020.hr/obzor2020-pregled/bespovratna-sredstva-i-aktivnosti-koje-se-financiraju-u-okviru-projekata

Ukoliko ste mali i srednji poduzetnik, ulazite u kategoriju prioritetnih za financiranje (vidi strategije EU do 2020), na slijedećem linku pročitajte za što sve možete dobiti poticaj iz Horizon-a (2020 se čak ne bi trebalo niti navoditi jer je Horizon zamjenjuje FW/OP i neće se  izmijeniti do 2020):

https://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/en/h2020-section/sme-instrument

Trebate instituciju koja će vas financijski pratiti u projektu? Pogledajte pravila:

http://europa.eu/youreurope/business/funding-grants/access-to-finance/

Koga odabrati instituciju u Hrvatskoj za financijsku podršku, po EU preporuci:

http://europa.eu/youreurope/business/funding-grants/access-to-finance/search/en/financial-intermediaries?shs_term_node_tid_depth=1023

Pravila o poslovanju morate proučavati, izdvojiti na desktop, dashboard, registrator, kako god. Moraju biti uvijek kod oka prisutni, stalno se konzultirati s njima. Potrebna vam je kvalitetna e-oprema ali i mogućnost trenutnog praćenja elektronske pošte. Sva dodatna pitanja dajte LEAR-u neka ih pita kroz EU mrežu koju će imati u tom svojstvu. Iznenaditi će vas sa odgovorima, jer će biti izcrpni, povezani sa linkovima možda u početku prekomplicirani ali ćete dobiti uvijek odgovor na postavljeno pitanje, što će vam dati sigurnost. Odgovore arhivirajte, pozivate se na njih ako nešto pođe po zlu u implementaciji. Ne zatvarajte ljude koji vam rade projekte u sobe, neka idu na teren i uče, pitaju, saznaju, ovi vam donose kao pčelice natrag znanje i vještine koje će vama donijeti profit.

I na kraju, ne brinite, sve piše u raznim dokumentima EU, transparentnost je visoko vidljiva, ali malo tko će vam usmeno reći i podijeliti praksu, već možda i da nakon osobne procjene u znanju suparnika, ovdje se nadmeće i suprostavlja kroz projekte znanjem i iskustvom. Zašto pitate se, zato jer su mukotrpno stjecali znanje i premalo se zabavljali. Eto baš zato! Njihov profit je ono što imaju pohranjeno u sebi, zato su vam neprocjenjivo korisni. Iskoristite ih, okupite i uvećajte svoj profit sredstvima Europske unije kojih uvijek ima za one koji znaju, lijep profit je i da vas cijene po tome koliko doprinosite u projektu, mjerljivi su i nagrađuju se. Utopijski zvuči, pazite samo da se ne zaljubite u taj posao jer nije jednostavan, jasan je i matematički je odrediv!